وصف الوظيفة:
• تقديم الدعم في الأنشطة الجارية بما يتعلق بمسؤوليات نائبة المدير العام للتنظيم والعمليات، والمساعدة في جميع المهام الإدارية لضمان عمل سلس وفعّال.
• كتابة محاضر جلسات وتلخيصات مهنية بدقة عالية، مع الحفاظ على سرية تامة.
• مسؤولية عن إدارة وتنسيق الجانب اللوجستي للاجتماعات، والفعاليات، والسفر، والبريد، بما في ذلك تجهيز غرف الاجتماعات والمواد المطلوبة.
• تجميع وإعداد عروض تقديمية، وتقارير، ومواد خلفية للاجتماعات، ومتابعة مستمرة للمهمات.
• تنسيق وتدفق المعلومات بين المدير العام وطبقات الإدارة داخل المنظمة.
• إدارة العلاقات مع الجهات الخارجية (عملاء، مزودين، شركاء تجاريين).
متطلبات الوظيفة
• خبرة سابقة لا تقل عن سنة في وظيفة مساعدة شخصية / تشغيل / إدارة مكتب – اجباري.
• لقب أول – ميزة.
• إتقان الكتابة الحاسوبية السريعة.
• خبرة في تفريغ وتنسيق المستندات الرسمية.
• سيطرة كاملة على برامج الأوفيس (Excel, Outlook, Word) وإدارة المفكرات في Outlook Calendar.
المهارات المطلوبة للوظيفة
• قدرة على إدارة وتحديد أولويات مهام متعددة.
• قدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئة ديناميكية.
• قدرة تعبير ممتازة كتابةً وشفهياً باللغتين العربية والعبرية.
• وعي عالي للخدمة والمبادرة.
• مهارات تواصل بين شخصية ممتازة.
• قدرة على تحديد الاحتياجات, إدارة حالات الطوارئ, والمبادرة باقتراح حلول وتحسين عمليات.
• قدرة على العمل ضمن طاقم.
• قدرة تنفيذ عالية ورؤية شمولية.
• تنظيم وترتيب, دقة في التفاصيل وقدرة على تلخيص المعلومات الهامة.
• مهارات إصغاء وقدرة على فهم عميق خلال الاجتماعات.
• سرية, مصداقية وأخلاقيات مهنية عالية.
- الوظيفة تابعة لنائبة المدير العام للتنظيم والعمليات.
- وظيفة بنسبة 100%.
- العمل في مقر المنظمة – شفاعمرو.
