תיאור התפקיד:
- תמיכה בפעילות השוטפת של תחומי אחריות של סמנכ"לית ארגון ותהליכים וסיוע בכל המשימות האדמיניסטרטיביות להבטחת תפקוד חלק ויעיל.
- כתיבת פרוטוקולים וסיכומים מקצועיים עם תיעוד מדויק, תוך שמירה על סודיות מוחלטת.
- אחריות על ניהול ותיאום לוגיסטי שוטף של ישיבות, אירועים, נסיעות ודואר כולל הכנת חדרי ישיבות וציוד נדרש.
- ריכוז והכנת מצגות, דוחות וחומרי רקע לפגישות, ומעקב שוטף אחר המשימות.
- תיאום וזרימת מידע בין המנכ"ל לדרגי הניהול בארגון.
- ניהול קשרים מול גורמים חיצוניים (לקוחות, ספקים, שותפים עסקיים).
דרישות התפקיד:
- ניסיון קודם של שנה לפחות בתפקידי עוזר/ת אישית / תפעול / ניהול משרד- חובה.
- תואר ראשון- יתרון.
- שליטה בהקלדה עיוורת ומהירה.
- ניסיון בתמלול וניסוח מסמכים פורמליים.
- שליטה מלאה בתוכנות אופיס (Excel, Outlook, Word) וניהול יומנים ב Outlook Callender
כישורים רלוונטיים לתפקיד:
- יכולת ניהול ותיעדוף משימות מרובות.
- יכולת עבודה תחת לחץ ובסביבה דינאמית.
- כושר ביטוי בכתב ובעל פה ברמה מצוינת בשפה הערבית והעברית.
- תודעת שירות גבוהה ופרואקטיביות.
- תקשורת בין אישית מצוינת.
- יכולת זיהוי צרכים, ניהול בלת"מים ויוזמה בהצעת פתרונות ושיפור תהליכים.
- יכולת עבודה בצוות.
- יכולת ביצועית גבוהה וראיה רחבה.
- סדר וארגון, דיוק בפרטים ויכולת לתמצת מידע חשוב.
- מיומנויות הקשבה ויכולת הבנה מעמיקה במהלך ישיבות.
- דיסקרטיות, אמינות ואתיקה מקצועית גבוהה.
- כפיפות לסמנכ"לית ארגון ותהליכים.
- זמינות ל100% משרה.
- עבודה במטה הארגון -שפרעם.
